EXCEL方眼紙普及しよう会

Excel方眼紙
普及しよう会

2. Excel方眼紙のメリット

Excel方眼紙には、様々なメリットがあります。メリットがなければ誰も使っていません。
多くの人に使用されるなりの理由があります。

メリット１　細かな項目表が作れる

「セルの結合」を組み合わせることで、以下のような細かなレイアウトの項目表が作成できます。標準状態でセルを１つずつ用いるような使い方であると、無駄なスペースが発生して例えば印刷において無駄に紙を消費することになります。

氏名

判定

生年月日

西暦

年

月

日

Excel方眼紙を用いた項目表の例

作業効率の良さも大きなメリットです。一太郎やWordを用いて、罫線をフル活用して複雑な項目を作成した場合、後から項目レイアウトを修正変更しようとすると非常に面倒です。しかしExcelでは、「セルの結合」、「セルの結合解除」、行単位での「コピーしたセルの挿入」を使用すれば簡単に変更修正ができます。結合したセルについて「セルの書式設定」から「罫線」タブを選択して枠線を引けば、簡単に完成です。罫線の線種や線の色も、同様に簡単に設定や変更ができます。一太郎やWordでは、簡単にこのような作業ができません。

項目の大きさが固定できるのもExcelのメリットです。一太郎やWordでは罫線よりもフォントが優先されるため、フォントに合わせて項目枠が勝手に改行されて大きくなります。しかしExcelではフォントよりもセルが優先されるため、改行してもはみ出した部分は表示されず、項目の大きさは固定されます。１行のみの文章の場合は、はみ出して表示されますが、横のセルにデータが入っている場合は非表示になります。
Excelの項目枠（セル）には、「折り返して全体を表示する」、「縮小して全体を表示する」といった便利な書式設定もサポートされています。

←　通常はセルからはみ出して表示される

←　横のセルにテータがある場合、途切れる

あけましておめでとうございます

←　結合したセルの場合は、はみ出ない

目的地設定の周辺駐車場検索時、

目的地設定の周辺駐車場検索時、

目的地設定の周辺駐車場検索時、

a)「文字の制御」指定なし

b)「縮小して全体を表示する」

c)「折り返して全体を表示する」

※HTML表示時、「縮小して全体を表示する」は無効になります。

図　Excelの文字列体裁ルール

Excel初心者が陥りやすい間違いの一つとして、セルでは改行できないという指摘があります。しかしAltキーを押しながらEnterキーを押せば改行できます。Excelで業務文書を作成している人からすれば当たり前すぎるルールですが、初心者からすると操作が特殊で覚えることが多いと感じるようです。これが「Excel方眼紙」と否定的に揶揄する人が心を閉ざす起点なのではないかと考えます。

メリット２　細かなレイアウトができる

セルの背景色を「塗りつぶしなし」にしている場合、セルの枠線が表示されます。その枠線は印刷時に表示されないため、CADやグラフィックソフトのグリッド表示のように用いることができます。貼り付けている図形等のレイアウトを整えた後で対象セル領域の背景色を白色に設定すれば、Excelで開いたときにも枠線が表示されず真っ白な背景で表示できます。

Excelはシステムブロック図等を作成するのにも非常に優れています。電気回路図やインタフェース（I/O）仕様を作成するのにも優れています。下記はExcelで作成した簡単な回路図の例です。Excelでは機械図面等も作図できます。機械図面とは寸法指示書であり、カーボン用紙のように型紙として用いるものではありません。複数の部品の位置関係を知るための俯瞰図や透視図でも無い限り、正確な比率で記載する必要はそもそもないはずです。もちろん3D CADの利便性は説明するまでもありませんが、時間を掛けて2D CADで図面を作成するくらいであればExcelで作成したほうが効率的で流用性が高いのです。例えばパワーポイントの資料を作る場合、引用データがExcelであればコピー＆ペーストで一瞬で簡単に貼り付けることができます。パワポ用にレイアウトや図を微調整するのも簡単です。

Excelで作成した回路図の例

※Htmlで保存しているため、画質が悪くなっています

メリット３　段落が思いのままに簡単に付けられる

一太郎やWordで意外と面倒なのが段落です。例えば罫線で複雑な項目を作成して行の先頭を揃えようとするとき、微妙にずれてしまい修正に苦労するケースがあります。Excelでは「セルの結合」によって透明な罫線が引けることになるため、一太郎のように3/4スペースなどを多用して体裁を整えるといった地道な作業が不要になります。

通常の文書作成においても、自動段落機能は思い通りの段落を付けてくれず、勝手に意図しない段落が付いてしまうことがあります。段落を削除したり先頭位置を修正しようとしても自動段落機能が邪魔をしてイライラした経験は誰にでもあると思います。

Excelでは、下図のように自由自在に段落を作ることが簡単にできます。このとき対象のセルの列幅を調整して段落の先頭位置を微調整することも可能です。しかし予めセル幅を小さく細かく取っておき、結合させるセル数を調整することで、行ごとに独立した位置調整が可能です。一太郎やWordではできない芸当です。

１．概要

1) 概要について

・概要の経緯

・概要の目的

a) 概要の効果

b) 概要にもたらす外的要因

・概要の効果

2)概要の需要予測

図　Excelにおける段落設定例

メリット4　行単位でのコピー＆ペースト、挿入削除が楽

行単位で選択すれば、その行全体がコピーもしくは削除、切り取りができます。
削除したときに選択行上にレイアウトされていた図は縮小されて残ってしまうのですが、「オブジェクトの選択」アイコンを選択し、その残った図を一括して選択して削除すればOKです。
コピーもしくは切り取った複数行を挿入する場合は、挿入したい行位置表示のところで右クリックし、「コピーしたセルの挿入」を選択すれば挿入できます。
Wordや一太郎にて罫線で作成した表では、ある行を別の行に挿入したり削除したりしようとすると、レイアウトが崩れたり、何故か周辺のフォント位置が微妙にずれたりします。
文書編集でコピ＝＆ペーストを多用する人にとって理想的な環境が、Excelであると言えます。

メリット５　面積でのコピー＆ペーストが楽

複数の行列のセルをまとめて、コピー＆ペーストができます。行列を自動シフトさせることで挿入もできます。セル上にある図や写真もまとめてコピーできるため、とても便利です。
下の例のように簡単にどの位置でもコピ＝＆ペーストができます。貼り付けた位置の周辺セルに一切影響がないのがExcelの利点です。

1

4

1

4

1

4

1

4

メリット６　罫線の上に写真が貼り付けられる

Wordや一太郎で写真を貼り付けるときは、罫線との戦いになります。
Excelでは、セルの罫線と図や写真に関連付けが一切ないため、罫線の上に自由にレイアウトすることができます。

メリット７　項目に対してハイパーリンクが割り当てられる

Excelでは、セルに対してハイパーリンクを付けることができます。この「Excel方眼紙
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結合したセルであれば、そのセル全体に対してハイパーリンクを割り当てることができます。
Excelはデータベースとしての活用もできるため、例えばサーバーの膨大なディレクトリやファイルの管理帳票として、Excelを用いると割と便利です。ハイパーリンク機能によって、そのファイルやディレクトリに直接アクセスすることができます。
Excelに目次機能がないのはデメリットだと主張する人がいますが、Excelは超高機能な目次作成ソフトであると言えます。ちなみにWordはもちろんAcrobatの目次機能が果たして便利でしょうか？非表示にしている方がほとんどだと思います。

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